Zastanawiasz się jaki komunikator dla firmy wybrać? Messenger wydaje się najprostszy.

Wiesz co jest największym koszmarem właściciela firmy? Brak kontroli. A zgadnij, co właśnie fundujesz swojej firmie, pozwalając na komunikację przez Messengera?

Messenger pojawia się w firmach po cichu. Najpierw używasz go do szybkiej wymiany wiadomości z pierwszymi pracownikami. Potem dochodzą kolejni. Nagle okazuje się, że cała komunikacja w firmie leci przez Facebooka.

Bo czemu nie? Jest za darmo. Wszyscy go mają. Działa na telefonie. Wysyłasz pliki, można dzwonić, robić grupy.

Stop. Właśnie przekazujesz całą komunikację swojej firmy w ręce Mety (dawniej Facebook). Tej samej firmy, która co chwilę ma wycieki danych. Która żyje ze sprzedawania informacji o użytkownikach. I która może z dnia na dzień zmienić zasady gry.

Messenger w firmie to jak trzymanie dokumentów firmy w tekturowym pudle na środku ulicy. Niby działać będzie. Do czasu.

W tym artykule pokazuję, dlaczego używanie Messengera to najgorsze, co możesz zrobić dla swojej firmy. I co zrobić, żeby ogarnąć ten bałagan, zanim będzie za późno.

Podstawowe zagrożenia? Spójrzmy prawdzie w oczy

Wyobraź sobie, że jutro jeden z Twoich kluczowych pracowników traci telefon. Albo ktoś włamuje mu się na konto na Facebooku. Wiesz, co jest w tych wszystkich konwersacjach na Messengerze? Bo ja założę się, że nie.

Wszystkie Wasze rozmowy o projektach, dane klientów, może nawet hasła – to wszystko siedzi na serwerach Mety. Bez szyfrowania end-to-end. Bez możliwości skasowania. Bez Twojej kontroli.

„Ale przecież Facebook dba o bezpieczeństwo!” Serio? Ta sama firma, która w 2021 roku straciła dane 533 milionów użytkowników? Która regularnie zmienia zasady prywatności bez ostrzeżenia?

Załóżmy, że pracownik odchodzi z firmy. Co z dostępem do firmowych rozmów na jego koncie? Nie wylogujesz go. Nie odbierzesz dostępu. Te dane zostają z nim. Na zawsze.

A backup? Spróbuj zarchiwizować wszystkie ważne rozmowy z Messengera. Albo znaleźć konkretną informację sprzed pół roku. Powodzenia.

Jeszcze lepiej: wyobraź sobie audit albo kontrolę skarbową. „Przepraszam, ale wszystkie nasze ustalenia są w prywatnych wiadomościach na Facebooku”. Brzmi profesjonalnie, prawda?

To nie jest kwestia „czy”, tylko „kiedy” coś pójdzie nie tak. A gdy pójdzie, koszty mogą być znacznie większe niż inwestycja w profesjonalne narzędzie do komunikacji.

Bałagan? To mało powiedziane

Wiesz, jak wygląda typowy poniedziałek w firmie używającej Messengera? Pracownik scrolluje między memami od znajomych, wiadomościami od mamy i… ważnymi informacjami o projekcie wartym 100 tysięcy.

Messenger to organizacyjny koszmar. Serio. Spójrz na to:

Przychodzi nowy pracownik. Super, świetnie. Ale… nie ma dostępu do żadnej historii rozmów zespołu. Zero kontekstu. Musisz wszystko tłumaczyć od nowa.

Szukasz ważnej informacji od klienta sprzed dwóch miesięcy? Powodzenia w scrollowaniu przez setki „ok”, „dzięki” i emoji.

Masz 5 projektów? Super, zrobisz 5 grupowych czatów. Po miesiącu nikt nie pamięta, w której grupie była która rozmowa. A jak dodasz nową osobę do grupy – nie zobaczy historii.

A najlepsze? Messenger nie pozwala na żadną sensowną organizację. Nie przypniesz ważnych wiadomości. Nie oznaczysz priorytetów. Nie zrobisz kategorii.

Pracownicy są online 24/7, bo używają tego samego komunikatora co prywatnie. Więc piszą i odpowiadają non-stop. W weekend? Po 22:00? Jasne, czemu nie!

To nie jest sposób na prowadzenie profesjonalnej firmy. To przepis na chaos, wypalenie i mnóstwo zmarnowanego czasu.

A najgorsze? Z czasem ten bałagan tylko się powiększa. Im dłużej zwlekasz ze zmianą, tym trudniej będzie ogarnąć ten bajzel.

A wiecie co jest najlepsze? Sam to przerabiam

Używam Messengera prywatnie do umawiania się ze znajomymi na siatkówkę. I już tu jest totalna masakra.

Grupa ma 15 osób. Co wtorek to samo: scroll przez 100 wiadomości „ja będę”, „ja nie dam rady”, „o której gramy?”. Próbuję ogarnąć, czy mamy skład na mecz. Masakra.

„Darmowy” Messenger? Policz, ile Cię naprawdę kosztuje

Wiem, wiem. Messenger jest za darmo. Ale serio – policzmy, ile tak naprawdę kosztuje Twoją firmę:

Wyobraź sobie: Twój zespół szuka ważnej informacji z poprzedniego miesiąca. Trzy osoby scrollują przez czat przez 15 minut. To już jest godzina zmarnowanego czasu. Pomnóż to przez liczbę takich sytuacji w tygodniu.

A te wszystkie „sorry, nie mogę znaleźć tego maila/pliku/linku, możesz wysłać jeszcze raz?”. Ile razy dziennie to słyszysz?

Pracownicy mieszają sprawy prywatne ze służbowymi. Efekt? Ciągłe rozproszenie. Zamiast skupić się na pracy, skaczą między kotkami od cioci a raportami sprzedażowymi.

Nowy pracownik? Super. Spędź kilka godzin wprowadzając go w projekty, bo nie ma dostępu do historii rozmów. I tak za każdym razem.

A co z bezpieczeństwem? Jeden wyciek danych może kosztować Cię fortunę. Nie wspominając o reputacji.

Policz też koszt stresu. Twoich pracowników. I swojego. Kiedy ostatnio byłeś pewien, że żadna ważna informacja nie przepadła w chaosie Messengera?

Te „oszczędności” na komunikatorze to jak kupowanie najtańszych opon do samochodu. Niby oszczędzasz kilkaset złotych, ale ryzykujesz znacznie więcej.

Profesjonalne narzędzie do komunikacji może kosztować kilkadziesiąt złotych miesięcznie na pracownika. Ale oszczędność jednej godziny tygodniowo na osobę już to spłaca. A zyskujesz znacznie więcej.

Transformacja cyfrowa to realne oszczędności i większa kontrola nad firmą. A zaczyna się od podstaw – właściwej komunikacji.

Jaki komunikator dla firmy będzie najlepszy? Oto sprawdzone opcje:

Slack? Microsoft Teams? Są inne rozwiązania. Ale zanim zacznę je wymieniać – powiem Ci, czego szukać.

Potrzebujesz czegoś, gdzie:

• Wszystkie rozmowy firmowe są w JEDNYM miejscu
• Masz kontrolę nad dostępem (kto co widzi, kogo możesz wyłączyć)
• Możesz łatwo znaleźć stare informacje
• Da się ogarnąć projekty i tematy w osobnych kanałach

OK, to teraz konkrety:

Slack

Szukając odpowiedzi na pytanie 'jaki komunikator dla firmy wybrać’, warto zacząć od lidera rynku.

Używam. Działa.

I uwaga – ma całkiem niezłą darmową wersję. Co dostajesz za zero złotych:

• Nielimitowana liczba użytkowników
• Do 90 dni historii wiadomości
• Do 10 integracji z innymi aplikacjami
• Podstawowe kanały i wyszukiwanie

Co jest super:

• Każdy projekt ma swój kanał
• Wyszukiwarka NAPRAWDĘ działa
• Możesz przypiąć ważne informacje na górze
• Integruje się ze wszystkim (Google Drive, Kalendarz, cokolwiek)

Minus? Wersja płatna swoje kosztuje. Ale szczerze – jak policzyłem zmarnowany czas na szukanie informacji w Messengerze, to się szybko zwróciło.

Microsoft Teams

Jeśli i tak jesteś w ekosystemie Microsoft, to warto.

Plusy:

• Działa z Outlookiem i Office
• Ma wbudowane wideorozmowy
• Możesz trzymać i edytować pliki bezpośrednio w Teams

Discord

Tańszy. Prostszy. Niektóre firmy go używają.

Główna zaleta? Jest za darmo i ma lepszą organizację niż Messenger. Minus? Wygląda jak komunikator dla graczy (bo tym właściwie jest).

---

Moja rada? Zacznij od Slacka. Daj zespołowi tydzień na test. Założę się, że po tygodniu nikt nie będzie chciał wrócić do Messengera.

A koszt? Jakieś 30-40 zł miesięcznie od użytkownika. Tyle co dwie kawy w Starbucksie. Serio, Twój spokój jest wart więcej.

Dobra, to jak się zabrać za tę zmianę?

Wiem, wiem. Zmiana komunikatora w firmie to jak przeprowadzka – nikt jej nie lubi, ale czasem trzeba. Oto prosty plan, który naprawdę działa:

Krok 1: Zacznij od małego zespołu

• Wybierz jeden zespół albo projekt
• Wystartuj ze Slackiem równolegle z Messengerem
• Niech to będzie test na 2 tygodnie
• Sam dawaj przykład – bądź aktywny na nowej platformie

Krok 2: Zrób podstawowy porządek

• Stwórz główne kanały (np. #ogólny, #ogłoszenia)
• Jeden kanał na projekt
• Kanał #random na luźne gadanie
• Ustaw jasne zasady: co gdzie piszemy

Krok 3: Pokaż zespołowi konkretne korzyści

• „Tu przypinamy ważne informacje o projekcie”
• „Tu macie całą historię ustaleń”
• „Patrzcie, jak łatwo coś znaleźć”
• „O, i nie musicie scrollować przez kotki i memy”

Ostatni krok: Ustaw deadline

• Wybierz datę końca używania Messengera
• Tydzień przed wyłączeniem przypomnij wszystkim
• W dniu zmiany – wyślij ostatnią wiadomość na Messengerze z linkiem do nowego narzędzia

Najważniejsze? Nie przeciągaj tego. Dwa tygodnie na równoległe działanie starczą. Im dłużej zwlekasz, tym trudniej będzie się przestawić.

I pamiętaj – będzie marudzenie. Zawsze jest. Ale po miesiącu nikt nie będzie chciał wracać do starego bałaganu.

Trzymaj się tego planu, a za miesiąc będziesz się zastanawiać, jak mogliście tak długo funkcjonować na Messengerze.

Słowem podsumowania.

Spójrzmy prawdzie w oczy: używanie Messengera w firmie to nie jest oszczędność. To jest kosztowna wymówka przed zrobieniem porządku w komunikacji.

używając Messengera do komunikacji w firmie:

• Kontrolę nad danymi firmy
• Czas na szukanie informacji
• Profesjonalny wizerunek
• Spokój (swój i pracowników)

przechodząc na profesjonalne narzędzie:

• Wszystko w jednym miejscu
• Porządek w projektach
• Możliwość szybkiego znajdowania informacji
• Kontrolę nad tym, kto ma dostęp do czego

Następne kroki?

1. Załóż konto na Slacku (darmowa wersja na start)
2. Stwórz 2-3 podstawowe kanały
3. Zaproś zespół do testu
4. Po dwóch tygodniach… pożegnaj się z Messengerem

Serio, zrób to jeszcze w tym tygodniu. Za miesiąc będziesz się zastanawiać, dlaczego nie zrobiłeś tego wcześniej.

Bo ostatecznie chodzi o to, żeby Twoja firma działała jak profesjonalna firma, a nie jak grupa znajomych umawiających się na piwo.

---

Transformacja cyfrowa w Twojej firmie? Zacznijmy od uporządkowania komunikacji

Pomogę Ci uporządkować komunikację w firmie i zrobić pierwszy krok w transformacji cyfrowej.

Jak zacząć?

1. Zostaw kontakt w formularzu poniżej
2. Oddzwonimy w ciągu 24h
3. Umówimy 30-minutowe spotkanie na Google Meet
4. Dostaniesz konkretny plan działania